Har du kontrol over dine online markedsføring konti?

Har du kontrol over dine online markedsføring konti?

En stadig stigende del af marketingbudgettet bliver lagt over på onlineaktiviteter i virksomhederne.

I den forbindelse bliver der oprettet mange nye konti. Det kan være på forskellige sociale medier som Facebook og Linkedin. Det kan være adgang til front- og backend på hjemmesiden. Det kan være adgang til Google Analytics. Eller mange andre konti.

Mange virksomheder har ikke kontrol over deres konti. Primært fordi de har lagt online aktiviteterne ud til eksterne webdesignere, SEO eksperter samt bureauer der laver annoncering på Facebook, Linkedin eller Adwords.

Og det er en stor fejl. Læs her hvorfor og hvordan du genvinder kontrollen.

Hvem er den her artikel rettet mod?

Alle der er ansvarlige for din virksomheds markedsføring. Der kan være selvstændige, virksomhedsejere, direktører, marketingchefer, marketingkoordinatorer, salgschefer eller andre tilsvarende medarbejdere.

Du tænker måske, at det ikke er så slemt, at kontrollen over dine konti ligger ved eksterne samarbejdspartnere, som du har et godt samarbejde med.

Men det er det, Og jeg vil i  løbet af artiklen komme ind på hvilke problemer det giver. Det er problemstillinger fra den virkelige verden, som jeg har måtte løse hos mine kunder.

Artiklen er delt op i 3 forskellige afsnit, alt efter hvilke online aktiviteter det drejer sig om: Hjemmesiden, sociale medier og Google.

Kontrol over adgang til hjemmesiden

Med hensyn til hjemmesiden, så er det typisk 2 forskellige konti tilknyttet: En til frontend og en til backend.

Frontend’en ligger i den CMS du har valgt din hjemmeside skal laves i. Jeg arbejder udelukkende med WordPress-installationer, der har login og startskærm som vist her:

login til wordpress
Hjemmesider i WordPress - design og vedligeholdelse

Der er her hvor designet på hjemmesiden bliver skabt. Hvilke farver, skrifttyper, marginer, logoer osv bliver der brugt. Og indhold i form af uploadede fotos og tekster bliver lagt ind på siden, og placeret der hvor du ønsker det.

Yderligere så ligger også alt funktionaliteten her. Som eksempelvis kundedata, sikkerhed mod hacking, kontaktformularer, sprogoversættelser, optimering af siden samt SEO.

Backend’en ligger hos det hosting-firma du anvender, og det er her det hele fysisk er placeret. Samtidig har du her mulighed for, at gå ind i de filer og den programmering der ligger til grund for hjemmesiden. Her er min loginskærm og filmappe hos den udbyder jeg bruger:

Backende af hjemmesiden hos hosting

I backend’en bliver det typisk arbejdet med optimering af databasen. Og så er det altafgørende at have adgang her, hvis der er et eller andet som går galt, så siden enten fungere forkert eller går helt i sort med en serverfejl i form af en af 500 statuskoderne. Typisk vil der være tale om fejl udløst af plugins og temaer der ikke kan arbejde sammen. Og i sjældne tilfælde om at hjemmesiden er blevet hacket.

For begge konti gælder:

Fuld administratoradgang og kontrol over hvem der kan logge sig ind samt hvilke rettigheder den enkelte bruger bliver tildelt, er afgørende for, om du kan lave de ændringer du finder nødvendigt. Og kan udbedre de fejl der opstår.

Ved at afgive administrationen og rettighederne til eksterne samarbejdspartnere, så har du reelt  ikke kontrol over, hvem der får adgang til siden, og hvad de laver på den.

Eksempel på en hjemmeside hvor det næsten gik galt

Jeg har en kunde, der ikke selv havde adgang til frontend og backend på hjemmesiden. Siden skal hurtigt laves om, da det gamle hosting-firma lukker sine servere ned.

Den gamle webside er ikke blevet opdateret med hensyn til temaer, plugins eller wordpress, så det bliver besluttet at lave en helt ny side med de eksisterende tekster og fotos. Og at jeg skal stå for opbygningen af den nye side.

Den webdesigner der oprindeligt har lavet websiden, har også stadigvæk fuld kontrol over adgangen. Og da han får at vide, at han ikke skal stå for den nye hjemmeside, så kommer det pludseligt til at koste en del penge at få adgang til tekster, fotos og filer. Hvilket vi afslår.

Resultatet er, at jeg bygger en helt ny hjemmeside op med nye tekster og fotos. Og et helt ny setup med hensyn til tema og opsætning. Hjemmesiden når at blive færdig lige i sidste øjeblik inden de gamle servere blev slukket, men konsekvensen kunne have været at kunden i en periode ikke havde haft en hjemmeside.

Kontrol over adgang til sociale medier

De sociale medier er blevet en uundværlig den af markedsføringen for mange danske virksomheder.

Som minimum bruger de Facebook, Instagram og Linkedin, hvor de poster jævnligt med forskellige budskaber. Det kan være opslag om nye produkter, nye kunder, guides til anvendelse, behind-the-scenes historier om firmaet og medarbejderne, deltagelse på messer, kundeanmeldelser, for blot at nævne nogle af de mest brugte opslagstemaer.

Flere kunder fra de sociale medier

Typisk er brugen af et eller flere sociale medier startet op af en marketingmedarbejder eller -leder, der selv er interesseret i medierne. 

Jeg ser ofte at medarbejderens personlige profil derfor er blevet anvendt til at oprette en firmaprofil. Det fungere som regel fint, indtil medarbejdere af en eller anden grund ikke længere er ansat i virksomheden. Så opstår der ofte problemer. Enten fordi der ikke er andre end vedkommende, der har adgang til kontoen. Eller fordi han/hun ikke vil overdrage firmakontoen til en anden.

Hvad gør man så som firma? På Facebook, Instagram og Linkedin kan du gøre krav på din konto via systemet. Men det kan være ret problematisk at få kontoen overført alligevel. Og hvis det ikke kan lade sig gøre, så er virksomheden nød til at oprette en ny konto og starte helt forfra. Med at opbygge sin brand og en ny fanskare.

Hvordan undgår virksomheden at komme i de problemer?

Det gør den ved at få flere administratorer tilknyttet dens konto. Hvis du har en mindre virksomhed du selv ejer, så få dig selv oprettet som administrator ved siden af din marketingmedarbejder. Hvis du arbejder i en større virksomhede med en stor marketingafdeling, så få oprettet 3 med administratoradgang. Gerne marketingchefen og den ansvarlige medarbejder samt én fra IT-afdelingen. Og lav altid en politik for hvem der må have adgang til kontoen samt på hvilke niveauer.

En anden problemstilling opstår, når virksomheden anvender eksterne samarbejdepartnere til at lave deres annoncering på de sociale medier. Annonceringen bliver sat op på bureauets egen konto, hvilket ofte giver problemer. Fordi der ikke er direkte adgang til kampagner og statistik. Så det er muligt detaljeret at følge med i hvad der sker, hvilke kampagner der er de bedste, og giver de laveste kontaktpriser.

I det øjeblik virksomheden vælger et andet bureau, eller selv vil stå for opsætning af annoncerne, så mister den alle data, og skal til at starte forfra.

Hvordan undgår du de problemer?

Brug virksomhedens konto og giv bureauet adgang til annonceringskontoen, kun med de rettigheder der er absolut nødvendige for at de kan lave og følge annonceringen. Tip: Facebook har en brugerrettighed der er specielt målrettet bureauer, som skal opsætte annoncer og følge med i hvordan de performer. 

På den måde bevarer du data og fuldt kontrol over kontoen, i det øjeblik du skifter til et andet bureau eller selv vil stå for det.

Kontrol over adgang til Google apps

Google har efterhånden en hel række apps og sociale medier, der er nyttige i det daglige markedsføringsarbejde. 

Det drejer sig primært om værktøjer der bliver anvendt i forbindelse med: Overvågning og udvikling af hjemmesiden – Google Analytics og Google Search Console, det sociale medie Youtube, optimering af din præsentation på Google via Google my Business, samt annoncering via Google Adwords.

Fælles for dem alle er at de bliver styret via en Gmail-konto.

Måske bruger du allerede eksterne bureauer til SEO og linkbuilding eller skal til det. Så skal du være opmærksom på, at de næsten altid anvender deres egen konto, eller de opretter en helt ny gmail til det. Og det giver en del problemer, i det øjeblik du vælger selv at stå for det eller skifte til et andet bureau. Fordi der ikke er fuldt kontrol med kontoen. Og du kan kun få adgang til apps på brugerniveau.

Som en konsekvens er du måske nød til at oprette en ny gmail, eller oprette adgang via en gmail du allerede har. Så historikken går tabt, og det er ikke længere muligt at se, hvilke aktiviteter der tidligere har haft en god effekt, og hvilke der har være uden effekt.

Hvordan undgår virksomheden problemerne med det?

Sørg altid for at virksomheden har én Gmail-konto, hvor Google aktiviteterne bliver styre fra. Og at der minimum er 2 administratorer af kontoen, så det altid er muligt at få adgang. Og giv så bureauerne adgang til virksomhedens apps og sociale medier i det omfang det er nødvendigt.

Ved at lave den konstruktion, så vil virksomheden altid have kontrol over de apps og sociale medier den anvender via Google.

Eksempel på en virksomhed hvor det gik galt

I forbindelse med at jeg overtager markedsføringen for en mindre virksomhed, både offline og online, så ser jeg at der ikke er oprettet en Gmail-konto hos den. Google Analytics ligger på en konto, hos det webbureau der i sin tid lavede hjemmesiden.

Jeg kontakter dem for at få kontoen overdraget. Men på grund af den måde de har sat det op på, så er det kun muligt at få en brugeradgang. Det betyder jeg ikke kan lave ændringer i opsætningen, og få lagt filtre ind som sorterer spam fra. Og jeg har ingen kontrol med, hvem der har adgang til kontoen, samt hvordan den bliver brugt.

Da situationen er uholdbar, så bliver det besluttet at oprette en ny Gmail-konto. Det betyder ganske vidst at al statistik og historik forsvinder, men det giver samtidig mulighed for at samle alle apps og sociale medier under én Gmail.

Der bliver oprettet nye adgange til Google Analytics og Google Search Console. Og den nødvendige kode bliver lagt ind på hjemmesiden (og den gamle fjernet). Nu har virksomheden fuld kontrol over adgangen, og den kan følge med i hvad der sker samt lave de ønskede ændringer.

Afslutning

Konklusionen på artiklen er: Det er utroligt vigtigt, at virksomheden selv har kontrol over de konti, der bliver brugt online. Hvis det ikke er tilfældet, så kan det blive dyrt, og i sidste ende gøre at du må starte forfra igen.

Her er hvad du skal gøre:

Lav et check på om dine konti er sat op, så du har kontrollen og bestemmer hvem der har adgang.

Hav altid 2-3 administratorer på hver konto.

Giv kun brugeradgang og annonceringsrettigheder til bureauerne.

Læs artikler på bloggen:
Luk menu